Aménagement de bureaux : qu’est-ce que le space planning en Facility management ?

Né dans les années 1990, le space planning représente un courant novateur axé sur la réorganisation et l'aménagement des bureaux professionnels. Ce processus peut être nécessaire lors d'un changement de locaux ou pour optimiser la configuration d'un espace de travail.

Ce phénomène a été conçu à une époque où les entreprises étaient en perpétuelle évolution, avec l'émergence de nouveaux modèles commerciaux et des fluctuations dans le nombre d'employés. Depuis lors, peu de choses ont réellement changé : les entreprises continuent de ressentir le besoin de s'adapter aux évolutions de leur époque.

Les entreprises doivent, d'une part, ajuster leurs espaces de travail en fonction des besoins de leurs employés, ce qui peut inclure un déménagement, comme le font chaque année plusieurs dizaines de milliers d'entreprises en France.

Elles doivent également s'adapter aux avancées technologiques et aux nouvelles exigences en matière d'environnement de travail. Bien qu'une entreprise préserve son identité, elle se transforme quotidiennement, et il est parfois essentiel de faire appel à des experts pour progresser de manière adéquate.

Pourquoi mettre en place un space planning ?

Un projet de space planning ne se limite pas à un changement de mobilier ou à un simple rafraîchissement visuel. Il constitue un véritable levier de transformation interne.

Voici les principaux bénéfices :

• Optimisation des surfaces disponibles : chaque mètre carré est valorisé intelligemment, sans compromettre le confort.
• Amélioration de la qualité de vie au travail : espaces de repos, confort acoustique, luminosité naturelle, fluidité des déplacements.
• Stimulation de la performance collective : des environnements bien conçus favorisent la concentration, la coopération et l’innovation.
• Renforcement de la culture d’entreprise : l’espace reflète les valeurs, le mode de management et l’organisation interne.
• Accompagnement du changement : croissance, réorganisation, télétravail, passage au flex office…

Les étapes clés d’un projet de space planning

1. Recueil des usages et attentes

Il s’agit de comprendre les besoins concrets des équipes, les contraintes opérationnelles, les pratiques actuelles et les ressentis. Cette phase d’écoute garantit la pertinence des choix futurs.

2. Analyse technique et réglementaire

Le space planner s’assure du respect des normes (sécurité, accessibilité, ventilation, ergonomie…) et anticipe les contraintes techniques liées à l’architecture, aux installations et aux flux.

3. Élaboration des plans d’aménagement

À l’aide de plans 2D ou de maquettes 3D, les espaces sont repensés pour combiner efficacité, confort et esthétique. On retrouve généralement :

• Des postes de travail fonctionnels
• Des zones collaboratives (réunions, brainstorming)
• Des espaces informels (cafétéria, phone box…)
• Des zones silencieuses dédiées à la concentration
• Des circulations claires et harmonieuses

4. Co-construction avec les équipes

Associer les collaborateurs à la validation des choix (mobilier, ambiance, matériaux) renforce l’adhésion au projet et minimise les résistances.

5. Mise en œuvre et suivi

Déploiement, coordination des travaux, choix des prestataires, installation des équipements… Le pilotage rigoureux du chantier permet de respecter délais, budget et qualité.

Quels sont les différents types d’espaces de travail ?

Le space planning repose aussi sur le choix du bon type d’aménagement, en fonction des usages, de la culture d’entreprise et du profil des équipes. Voici les principales typologies et leurs implications :

• Le bureau individuel

Plébiscité pour la concentration et la confidentialité, le bureau fermé permet de s’isoler pour effectuer des tâches complexes ou mener des appels sensibles. Cependant, il peut aussi créer un sentiment d’isolement et limiter les échanges spontanés. Certaines entreprises optent pour une règle souple : portes ouvertes par défaut pour encourager les interactions, portes fermées lors de temps de concentration.

• L’open space

Fréquent dans les startups ou les structures agiles, il vise à stimuler la collaboration et le partage d’informations. Accessible et décloisonné, il facilite la communication mais présente des inconvénients majeurs : nuisances sonores, perte de concentration, surcharge cognitive.

Plusieurs études alertent d’ailleurs sur les risques psychosociaux liés à l’open space : sentiment de surveillance permanente, agressivité latente, augmentation du stress ou encore baisse de la productivité sur les tâches demandant de la réflexion. Une vigilance s’impose dans l’équilibre entre ouverture et besoin d’intimité.

• Les espaces de travail flexibles

Ils combinent plusieurs zones : postes individuels, espaces collaboratifs, coins détente, salles de réunion informelles. L’objectif est d’offrir aux collaborateurs le choix de leur environnement selon leurs tâches. Cette flexibilité favorise l’autonomie mais demande une grande rigueur organisationnelle, notamment dans la gestion des réservations et des flux. Elle peut aussi perturber certains profils en quête de stabilité.

• Le coworking

Solution adoptée par les indépendants et les TPE, les espaces de coworking favorisent les rencontres professionnelles, la création de synergies et l’ouverture sur l’extérieur. Ils apportent de la flexibilité mais soulèvent des questions en matière de confidentialité, de bruit et de sentiment d’appartenance.

• Le bureau virtuel et le télétravail

Modèle devenu incontournable, il repose sur des outils numériques (visioconférence, espaces cloud, applications collaboratives). Il permet de travailler depuis chez soi ou n’importe où, avec une grande autonomie. Toutefois, il suppose une clarté des objectifs, une bonne gestion de la communication, et peut générer un isolement relationnel s’il n’est pas équilibré par des moments de rencontre en présentiel.

Comment organiser efficacement vos espaces de travail ?

Que vous choisissiez des bureaux individuels, un open space ou des zones collaboratives, chaque configuration offre des avantages et des limites. L’essentiel est d’analyser précisément les besoins spécifiques de votre organisation et de vos équipes afin de définir la solution la plus adaptée.

Des espaces bien pensés, combinant zones de concentration et lieux d’échanges, sont un levier puissant pour accroître la productivité tout en améliorant le bien-être des collaborateurs.

Pour réussir cette organisation, voici quelques bonnes pratiques à appliquer :

• Définir clairement des zones dédiées, par exemple une zone calme pour le travail concentré et une autre pour la collaboration active. Chaque espace doit répondre à un objectif précis.
• Adapter le mobilier à chaque usage : un bureau classique pour les espaces individuels, des sièges modulables et tables rondes pour les réunions informelles ou séances de brainstorming.
• Optimiser l’espace vertical et horizontal en jouant sur les hauteurs de meubles et en intégrant des cloisons mobiles, pour structurer facilement les zones selon les besoins et permettre une évolution rapide des aménagements en fonction des changements (nouvelles équipes, réorganisations, etc.).
• Créer des salles de réunion accueillantes et fonctionnelles, équipées du matériel nécessaire (écran, tableau blanc, projecteur) et suffisamment spacieuses pour accueillir tous les participants confortablement.
• Penser à l’accessibilité en veillant à ce que les allées soient assez larges pour les personnes à mobilité réduite, en intégrant rampes et ascenseurs si besoin.

Enfin, un projet d’aménagement ne doit jamais être unilatéral. Impliquer les collaborateurs dès les premières étapes permet de prendre en compte leurs contraintes et idées, favorisant ainsi leur adhésion et la réussite du projet.

Le space planner : un pilote stratégique

Le rôle du space planner ne se limite pas à l’esthétique. Il est au croisement du design, de l’ergonomie, du management et de la technique. Il orchestre toutes les étapes, des premiers audits jusqu’à la livraison finale.

Ses atouts :

• Une vision transversale des enjeux humains, opérationnels et budgétaires
• Une capacité à faire dialoguer les directions (RH, IT, finance, QVT…)
• Une approche sur-mesure, ajustée aux réalités du terrain

Il conçoit des espaces qui traduisent l’ADN de l’entreprise et soutiennent ses ambitions.

Quand lancer un projet de space planning ?

Les déclencheurs sont multiples :

• Un déménagement ou un agrandissement
• Une évolution des effectifs (croissance, fusion…)
• Une nouvelle organisation (flex office, télétravail)
• Une démarche RSE ou une certification HQE
• Un besoin d’améliorer la marque employeur ou la productivité

Un investissement durable pour l’avenir de votre organisation

Le space planning n’est pas une simple question de mobilier. C’est un projet stratégique, au service de votre performance, de votre attractivité et de votre engagement envers les équipes.

En réfléchissant en amont aux types d’espaces les plus adaptés et en intégrant les collaborateurs dans la démarche, vous créez des lieux porteurs de sens, stimulants et évolutifs.

Le bon espace de travail, c’est celui qui met l’humain au cœur de la performance.